Tracciabilità con la gestione della produzione o delle vendite?
La ricerca di una gestione delle scorte (software di gestione delle scorte) è la principale esigenza espressa; ma in realtà è il risultato della gestione degli acquisti e delle vendite. La scelta è difficile perché il vocabolario utilizzato è così specialistico e ricco di sfumature, come la differenza tra gestione della produzione e gestione della produzione… e in più, se aggiungiamo il desiderio di ridurre gli errori automatizzando attraverso l’uso dei codici a barre!
Ci occuperemo qui della parte contabile della gestione delle scorte, non di quella organizzativa, al fine di ricavare i requisiti più semplici ed economici. Riceviamo un gran numero di telefonate da parte di PMI o aziende di trasformazione che cercano un “software di gestione delle scorte” e non riescono a trovarlo. Hanno quindi scelto la sola “gestione commerciale” (senza il modulo di produzione) con il pretesto che le specifiche della gestione commerciale prevedono la “gestione delle scorte”. Volevano poi aggiungere l’uso dei codici a barre per ridurre gli errori di inserimento dei dati.
Sono bloccati e ci chiedono aiuto.
L’intento di questa parte è di spiegare a chi ha già scelto, come colmare questa lacuna con il nostro software. Ci occupiamo delle richieste di aziende che hanno laboratori che producono a partire da materie prime per le quali desiderano garantire la gestione delle scorte, indipendentemente dal fatto che commercializzino o meno tali materiali.
Le basi della gestione delle scorte:
È importante capire che la gestione delle scorte non è una funzione indipendente dal resto della gestione aziendale. La gestione delle scorte è il risultato della gestione degli acquisti e dei consumi di materiali sugli ordini di produzione di queste aziende manifatturiere, utilizzando la semplice formula seguente:
SCORTE = ENTRATE - USCITE.
Una soluzione comune per l’inserimento dei dati senza errori è quella di chiedere all’editore del software e ai fornitori di inserire codici a barre sui numeri di BL, ordini e fatture.
Un’altra soluzione che utilizziamo come opzione può essere il riconoscimento dei caratteri (OCR) per registrare i numeri dei documenti contabili (BL, ordini o fatture): vedere i moduli della nostra gamma di applicazioni per la catena logistica
Analizziamo separatamente il commercio e la produzione.
Software di gestione dell’inventario con codici a barre per le aziende commerciali:
La gestione delle scorte è il risultato dell’acquisto e della rivendita dello stesso articolo, senza che questo venga modificato. A volte, questo articolo è incluso in una “nomenclatura” (elenco di articoli che compongono il prodotto finito noto come “composito”) che viene utilizzata per il prelievo. In questo modo si vende un articolo composto da più articoli senza trasformare o rimuovere gli articoli che lo compongono. Per effettuare questo tipo di operazioni, è comune utilizzare un sistema di gestione commerciale: questo è ampiamente sufficiente nel settore del commercio al dettaglio.
NEGOZIAZIONE DELLE STOCK = ACQUISTI (incassi) - VENDITE (prelievo consegnato).
È sufficiente inserire le entrate e le uscite di magazzino collegandole a un documento contabile: l’ordine fornitore o il suo BL per le entrate, e l’ordine cliente o il BL per le spedizioni per le uscite.
Anzi, a questo punto del numero di entrate, è bene chiedere la gestione dei codici a barre. È chiaro che questa è strettamente legata e integrata con la gestione informatica.
Ora si pone la questione della distanza tra l’oggetto da inserire sul PC e il CAPM, ed è qui che si nasconde la trappola. Un semplice scanner USB portatile non è più sufficiente: occorre un terminale mobile con scanner e intelligenza in mano che si sincronizzi con il sistema di gestione IT. Leggi §“Perché scegliere un terminale con scanner integrato in una doccia portatile? E dato che la gestione di questi terminali non è prevista: deve essere aggiunta e ciò non è necessariamente possibile o autorizzato dall’editore
Vediamo ora il caso del software di gestione dell’inventario con codici a barre in un’azienda manifatturiera. Gli articoli componenti sono detti “consumati”, in altre parole vengono trasformati o scompaiono in un’operazione che fa parte della gamma. Solo un sistema di gestione della produzione, o “CAPM”, consente di eseguire e seguire correttamente queste operazioni. Occorre quindi rispettare due equazioni di base per la gestione delle scorte:
MP Scorte [Materia Prima]= ACQUISTI (ricezione) - CONSUMO su OF / su Ordine e: Scorte MP [Materia Prima]= ACQUISTI (ricezione) - CONSUMO su OF / su Ordine.
e:
STOCK PF [Prodotto Finito]= Finito OF - VENDITA (prelievo) consegnato.
Esempio per un’azienda che produce lastre di resina stampata
Una lastra di riferimento ZZ è composta da 2 kg di resina di riferimento YY e 300 g di materassino in fibra di vetro di riferimento XX. XX e YY sono le voci della distinta base di ZZ. L’operazione di stampaggio consuma questi due articoli nelle proporzioni indicate, senza che sia possibile fare l’operazione inversa.
Possiamo dire che il costo lordo di produzione legato al consumo del prodotto è uguale a quello della distinta base del prodotto, che in definitiva sarebbe lo stesso se utilizzassimo una gestione commerciale semplice. Cosa c’è di diverso nella gestione commerciale semplice?
Un rapido inciso sull’utilizzo della gestione delle vendite per gestire la produzione: Ci sono due differenze sostanziali (per non parlare della mancanza di tracciabilità dei lotti, di tracciabilità degli utensili utilizzati e di tracciabilità del tempo effettivo impiegato):
- l’operazione di trasformazione viene effettuata molto prima della vendita dell’articolo finito. Il consumo, e quindi la riduzione delle scorte, avviene alla data dell’operazione, mentre nella gestione commerciale il consumo degli articoli ZZ e XX avviene al momento dell’emissione della bolla BL o di preparazione. Inoltre, questo ordine di produzione in CAPM o di preparazione, senza materie prime in magazzino, non genererà necessariamente la necessità di acquistare materiali per la data futura dell’operazione, tenendo conto dei tempi di consegna del fornitore: questo dovrà essere considerato manualmente nella gestione commerciale.
- il prezzo di costo del prodotto finale è costituito da una quota significativa di tempo operatore e macchina a tariffa oraria: sarebbe ipotizzabile utilizzare la gestione delle vendite e mettere “ore operatore a magazzino”: il consumo di queste ore non è un problema, mentre l’acquisto è impossibile nella gestione delle vendite. Anche il controllo e il monitoraggio dei tempi di produzione è impossibile nella gestione commerciale.
Alcuni sistemi di gestione commerciale includono quella che chiamano “gestione della produzione”, che consente di creare assortimenti, ma non può lanciare forniture a cascata e a data, né gestire la pianificazione, come avviene nei veri e propri sistemi di gestione della produzione noti come “CAPM”.
Come conseguenza della prima differenza, è necessaria la funzione di “gestione delle scorte a data” (detta anche “MRP” = Manufacturing Resource Planning) che non sempre è implementata nei semplici sistemi di gestione commerciale: solo questa funzione permette al sistema di considerare le previsioni di carenza di scorte e le proposte di acquisto (ad esempio con un avviso di “scorta minima”).
**Conclusione: NON è quindi possibile utilizzare la gestione delle vendite per gestire la produzione a lungo termine, ma è possibile integrarla con moduli opportunamente collegati **.
dai nostri moduli esterni mobili, come ad esempio :
Creare un’interfaccia tra un ordine di gestione delle vendite e la produzione utilizzando i moduli mobili della nostra gamma di applicazioni per la catena di fornitura
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