Consultation d’ERP / PGI : choix de prix de 1 à 8 Retour d’expérience de recherche et choix d’ERP : variation du prix par utilisateur (TCO) et de la couverture fonctionnelle des offres obtenues

Comment la recherche peut permettre d’identifier LA solution du client en termes fonctionnels parmi une offre d’amplitude de 1000 à 8000 €/poste (TCO : Total Cost of Ownership = coût total de possession par utilisateur simultané)

Expérience détaillée d’une conduite d’aide au choix en ERP / PGI- les niveaux de prix et coûts de possession en fonction de la qualité , du contenu du logiciel pour un même besoin - planning du processus de choix et risques.

Objectif initial de choix formulé :
le client souhaite faire le bon choix par rapport à son besoin aux meilleures conditions - 50 postes simultanés.
Le domaine d’activité de l’exemple n’a pas d’importance pour notre méthode mais on indique qu’il est imprimeur avec des techniques plus complexes, avec du façonnage et des étapes à forte valeur ajoutée.

Phase 1 : analyser le besoin, rédaction du cahier des charges

- Création de l’équipe pilote de 6 collaborateurs proches de la direction
- Interviews sur la base de supports de questions préparées de l’équipe pilote
- Rédaction personnalisée d’un cahier des charges de 36 pages env.
- Relecture commune.

De faire partie prenante du choix de leur futur système a motivé l’équipe pilote au delà des espérances.

Phase 2 : Appel d’offre

- Pré-filtrage sur notre base de données de 500 solutions pour identifier une quinzaine d’éditeurs cibles.
- Appel d’offre neutre lancé : protection du client : il ne sera pas sollicité, et juridiquement protégé en cas de non respect du cahier des charges lors de l’installation.
- Réception des offres et dépouillement, sélection,
- Présentation des 3 meilleures offres en termes de rapport adéquation au besoin exprimé / prix.

Exemple pour 50 utilisateurs simultanés :

ÉditeurClassement fonctionnelTypeTotal en K€TCO en K€/u
E1 A Spécialisé 87 1.7
E2 A Spécialisé 170 3.4
E3 A Généraliste 154 3.1
E4 B Généraliste 240 4.8
E5 B Généraliste 145 2.9
E6 C Généraliste 144
E7 C Spécialisé 81
E8 D Spécialisé 218
E9 E Généraliste 420 8.4

Phase 3 : Démonstrations guidées et choix
- Formation sur un ERP "neutre" paramétré grossièrement pour leur besoin à ce qu’est un ERP ;
- Préparation avec l’équipe pilote du scénario à étudier,
- Envoi du scénario aux 3 éditeurs,
- Étude détaillée des démonstrations suivant le scénario, avec l’équipe pilote, étude détaillée des solutions envisageables pour répondre à des problèmes comme le planning,
- Débriefing comparatif,
- choix de 2 éditeurs pour négociation,
- Analyse par le consultant des références des éditeurs,
- Négociations des termes du contrat final, en respectant les contraintes des éditeurs,
- Choix définitif avec le client,
- Retour aux éditeurs des avantages/ inconvénients de leur proposition.

En résumé : de 500 au début à 3 éditeurs à la fin.

Voir en ligne : Notre offre particulière de recherche de systèmes d’information de gestion