La recherche d’une gestion de stock ... Gestion de stock ou gestion commerciale, gestion de fabrication ou gestion de production ?

La recherche d’une gestion de stock est le principal besoin exprimé ; mais en fait c’est la résultante d’une gestion des achats et des ventes. Le choix est difficile tant le vocabulaire employé est spécialisé et nuancé, comme la différence entre gestion de fabrication et gestion de production ...

Devant le nombre de demandes de PME/ PMI manufacturières qui recherchent un "logiciel de gestion de stocks" et qui ne trouvent pas simplement ce logiciel, puis qui choisissent "une gestion commerciale" seule (sans le module de production) sous prétexte qu’il est indiqué dans les spécifications de la gestion commerciale : "gestion de stock" je ne peux m’empêcher de leur expliquer pourquoi elles font une erreur qui impacte leur futur.

Ces demandes sont issues de sociétés qui ont des ateliers, qui produisent à partir de matières premières dont elles souhaitent assurer la gestion du stock.

Il faut bien comprendre que la gestion du stock n’est pas une fonction en soit indépendante du reste de la gestion de la société, c’est une résultante de la gestion des achats et de la consommation des matières sur des ordres de fabrication pour ces sociétés manufacturières.

Dans les entreprises de négoce, la gestion du stock est la résultante de l’achat et la revente du même article, sans modification de cet article. Parfois, cet article est inclus dans une "nomenclature" (liste d’articles composant le produit fini dit "composé") qui sert à faire du picking pour vendre un article composés de plusieurs articles sans transformation ni disparition des articles composants. Pour effectuer ce genre d’opération, il est commun d’utiliser une gestion commerciale : cela suffit largement.

Dans une entreprise manufacturière, les articles composants sont dit "consommés" autrement dit ils sont transformés ou disparaissent dans une opération qui fait partie de la gamme. Seule une gestion de production ou "GPAO" permet de faire ces opérations correctement et les suivre.

Exemple pour une entreprise de fabrication de plaques moulées en résine : une plaque référence ZZ est composée de 2kg de résine référence YY et de 300 gr de fibre de verre (mat) référence XX.
XX et YY sont les articles de la nomenclature de ZZ.
L’opération de moulage consomme ces 2 articles dans les proportions indiquées sans qu’il soit possible de faire l’opération inverse.

On peut dire que le coût de revient produit est égal à celui de la nomenclature des produits qui serait finalement la même si on utilisait une simple gestion commerciale.

Seulement, il y a deux différences majeures (sans compter l’absence de traçabilité des lots et de suivi des outillages, suivi des temps réels) :

- l’opération de transformation est faite bien avant la vente de l’article fini : la consommation et donc la décroissance du stock est réalisée à la date de l’opération alors que dans une gestion commerciale la consommation des articles ZZ et XX se fait lors de l’émission du BL ou du bon de préparation. De plus cet OF sans matière premières en stock ne va pas forcément générer un besoin d’achat de matières pour la date de l’opération, compte tenu du délai de livraison du fournisseur.
- le prix de revient du produit final est composé d’une part non négligeable de temps opérateur avec un taux horaire : on pourrait imaginer utiliser la gestion commerciale et mettre des "heures opérateur en stock" : la consommation de ces heures n’est pas un problème alors que l’achat est impossible en gestion commerciale. Le contrôle des temps de production est aussi impossible.

Certaines gestions commerciales intégrent ce qu’elles appellent une "gestion de fabrication" qui permet de faire des gammes effectivement mais ne peuvent pas lancer des approvisionnements à date, en cascade, ni gérer une planification, ce que l’on trouve dans une gestion de production dite "GPAO".

Du fait de la première différence il faut alors la fonction de "gestion des stocks à date" (qui s’appelle aussi "MRP" manufacturing ressource planning) qui n’est pas toujours implantée dans les gestions commerciales simples : seule cette fonction permet au système d’envisager les ruptures de stocks prévisionnelles et les propositions d’achats (par exemple avec une alerte sur "stock minimum").

En espérant que ce petit rappel évitera à un certain nombre d’entreprises de se retrouver devant une proposition commerciale alléchante par son prix, installer, paramétrer et s’apercevoir de ces différences pour demander une extension par le module de production (s’il existe) qui est comme par hasard alors bien moins intéressant quand le client malheureux n’a plus l’avantage de la position de négociation par comparaison.

Dans le cas où ce dernier module n’est pas développé : il n’y a qu’une alternative à l’attente ou immobilisme : changer cette gestion commerciale : l’investissement en licence et en temps est alors simplement perdu !

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