Recherche logiciel de gestion de stock lots sans erreurs : analyse de la demande

Traçabilité avec gestion de production ou gestion commerciale ?

La recherche d’une gestion de stock (d’un logiciel de gestion de stock) est le principal besoin exprimé ; mais en fait c’est la résultante d’une gestion des achats et des ventes. Le choix est difficile tant le vocabulaire employé est spécialisé et nuancé, comme la différence entre gestion de fabrication et gestion de production ...et de plus si on ajoute le souhait de diminuer les erreurs en automatisant par l’usage du code-barre !

On traitera ici de la partie comptable de la gestion de stock et non organisationnelle.

Nous avons un nombre important d’appel de PME/ PMI manufacturières ou de transformation qui recherchent un "logiciel de gestion de stocks" et qui ne trouvent pas simplement ce logiciel. Elles ont choisi ensuite "une gestion commerciale" seule (sans le module de production) sous prétexte qu’il est indiqué dans les spécifications de la gestion commerciale : "gestion de stock". Elles veulent ajouter ensuite l’usage de code-barre pour diminuer les erreurs de saisie.

Elles sont bloquées et m’appellent à l’aide.
L’intention de cet article est d’expliquer à celles qui sont en instance de choix, de leur expliquer pourquoi elles vont faire une erreur qui impactera leur future exploitation et performance.

On traite ici les demandes issues de sociétés qui ont des ateliers, qui produisent à partir de matières premières dont elles souhaitent assurer la gestion du stock, qu’elles fassent du négoce ou non de ces matières.

Il faut bien comprendre que la gestion du stock n’est pas une fonction en soit indépendante du reste de la gestion de la société.
La gestion de stock est une résultante de la gestion des achats et de la consommation des matières sur des ordres de fabrication pour ces sociétés manufacturières par la formule simple ci-dessous :

STOCK = ENTRÉES- SORTIES

Une solution commune de saisie sans erreur est de demander (à son éditeur du logiciel et ses fournisseurs) de mettre des code-barre sur les N° de BL et de commandes et factures.
Une autre solution que nous employons aussi peut-être la reconnaissance de caractères (OCR) pour enregistrer les numéros de pièces : voir OCR reconnaissance de caractères mobile : module d’interface et appli test.

Voyons alors pour les cas de négoce et de fabrication distinctement.

Le logiciel de gestion de stock avec code-barre dans les entreprises de négoce

, la gestion du stock est la résultante de l’achat et la revente du même article, sans modification de cet article. Parfois, cet article est inclus dans une "nomenclature" (liste d’articles composant le produit fini dit "composé") qui sert à faire du picking. Ceci pour vendre un article composé de plusieurs articles sans transformation ni disparition des articles composants. Pour effectuer ce genre d’opération, il est commun d’utiliser une gestion commerciale : cela suffit largement dans le négoce.

STOCK NÉGOCE = ACHATS - VENTES livrées

Il suffit alors de saisir les entrées et les sorties du stock en les reliant à une pièce comptable : la commande fournisseur ou son BL pour les entrées, et la commande client ou BL expéditions pour les sorties.

Effectivement, à ce stade du nombre de saisies, de demander une gestion par code-barre. On voit bien que cette dernière est liée fortement, et intégrée à la gestion informatique.

A présent la question de la distance de l’objet à saisir au PC avec la GPAO se pose et c’est là qu’est le piège : la douchette simple par USB ne suffit plus et il faut un terminal mobile avec scanner et de l’intelligence dans la main qui va se synchroniser avec la gestion informatique.
(lire §"Pourquoi choisir un terminal à scanner intégré à une douchette ? " de Le code barre et sa lecture : les principes)
Et comme la gestion de ces terminaux n’est pas prévue : il faut l’ajouter et ce n’est pas forcément possible ni autorisé par l’éditeur (voir Architectures données PDA et impressions mobiles, interconnexions)

Devant le nombre de situations bloquées, nous proposons des solutions interfacées sur l’ERP Opensouce Dolibarr Saisies, impressions mobiles, gestion de stock sur ERP DOLIBARR hébergé.

A présent, traitons le cas du

logiciel de gestion de stock avec code-barre dans une entreprise manufacturière.

Les articles composants sont dit "consommés" autrement dit ils sont transformés ou disparaissent dans une opération qui fait partie de la gamme. Seule une gestion de production ou "GPAO" permet de faire ces opérations correctement et de les suivre.
On doit donc respecter deux "équations de base" de la gestion de stock :

STOCK MP [1]= ACHATS - CONSOMMATIONS sur OF / Commande
et
STOCK PF [2]= OF finis - VENTE

Exemple pour une entreprise de fabrication de plaques moulées en résine : une plaque référence ZZ est composée de 2kg de résine référence YY et de 300 gr de fibre de verre (mat) référence XX.
XX et YY sont les articles de la nomenclature de ZZ.
L’opération de moulage consomme ces 2 articles dans les proportions indiquées sans qu’il soit possible de faire l’opération inverse.

On peut dire que le coût de revient brut lié à la consommation du produit est égal à celui de la nomenclature des produits qui serait finalement la même si on utilisait une simple gestion commerciale. Alors qu’est-ce qui change d’une simple gestion commerciale ?

Un petit aparté sur l’utilisation de la gestion commerciale pour gérer une production : Il y a deux différences majeures (sans compter l’absence de traçabilité des lots, de suivi des outillages utilisés, de suivi des temps passés réels) :

  1. l’opération de transformation est faite bien avant la vente de l’article fini. La consommation et donc la décroissance du stock est réalisée à la date de l’opération alors que dans une gestion commerciale la consommation des articles ZZ et XX se fait lors de l’émission du BL ou du bon de préparation. De plus cet OF en GPAO ou Bon de préparation, sans matière premières en stock ne va pas forcément générer un besoin d’achat de matières pour la date future de l’opération, en tenant compte du délai de livraison du fournisseur : il faudra y penser manuellement en gestion commerciale.
  2. le prix de revient du produit final est composé d’une part non négligeable de temps opérateur et machine avec un taux horaire : on pourrait imaginer utiliser la gestion commerciale et mettre des "heures opérateur en stock" : la consommation de ces heures n’est pas un problème alors que l’achat en est impossible en gestion commerciale. Le contrôle et suivi des temps de production est aussi impossible en gestion commerciale.

Certaines gestions commerciales intègrent ce qu’elles appellent une "gestion de fabrication" qui permet de faire des gammes effectivement mais ne peuvent pas lancer des approvisionnements à date, en cascade, ni gérer une planification, comme l’on trouve dans une vraie gestion de production dite "GPAO".

Du fait de la première différence il faut alors la fonction de "gestion des stocks à date" (qui s’appelle aussi "MRP" = Manufacturing ressource planning) qui n’est pas toujours implantée dans les gestions commerciales simples : seule cette fonction permet au système d’envisager les ruptures de stocks prévisionnelles et les propositions d’achats (par exemple avec une alerte sur "stock minimum").

Conclusion : On ne peut donc pas utiliser une gestion commerciale pour gérer durablement une production.

En espérant que ce petit rappel évitera à un certain nombre d’entreprises de se retrouver devant une proposition commerciale alléchante par son prix, installer, paramétrer et s’apercevoir de ces différences pour demander une extension par le module de production (s’il existe) qui est comme par hasard alors bien moins intéressant quand le client malheureux n’a plus l’avantage de la position de négociation avant achat.

Dans le cas où ce dernier module de gestion de production n’est pas développé : il n’y a qu’une alternative à l’attente ou immobilisme : changer cette gestion commerciale : l’investissement en licence et en temps est alors simplement perdu !

Profitez-en pour mettre votre budget sur ce qui est important pour vous : la gestion de production avec code-barre avec traçabilité des lots, sur mesure ! La partie classique est en OpenSource, la partie spéciale traçabilité de production est dans votre budget.

Donnez-vous les moyens de changer sans vous tromper : nous associons l’hébergement de l’ERP Open-Source DOLIBARR avec les modules mobiles de production et de traçabilité correspondants à votre besoin et une solution abordable sur mesure de traçabilité code-barre / rfid et d’impression d’étiquettes : Saisies, impressions mobiles, gestion de stock sur ERP DOLIBARR hébergé

[1Matière Première

[2Produit Fini

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