Les fichiers de client peuvent venir de plusieurs sources diverses : tableur (Excel), base Access ou dBase ou un autre ERP / CRM (comme SugarCrm, Ines)

Nous allons décrire comment se passe une reprise des données : remise à niveau de la base : cohérence, structuration pour de nouvelles fonctionnalités.

1/ remise en cohérence de la base :

Afin d’illustrer notre propos, nous prendrons l’exemple de fichier client Excel suivant, celui-ci est détenu par le responsable des ventes de plusieurs régions :

Ce fichier est en l’état ; le responsable des ventes s’y retrouve, malgré les noms de région similaires pour lui en dépit d’erreurs de frappe (accent par ex) , malgré le fait qu’il est « évident » pour lui que « A.T » et « Alfred », et que Rhone Alpes et Rhône-Alpes ne font qu’un. Mais pas pour un système informatique !

Dans toute base de données, les données sont structurées.

Et la représentation finale la plus approchante de ce fichier dans une CRM comme Openbravo serait la suivante, séparée en 3 tables avec des liaisons entre ces 3 tables, chacune ayant un identifiant pour chaque enregistrement.

Les tables de base :

("ID" pour "Identifiant")

Et la table de « relations » :

Afin d’obtenir ce but, il faut construire la base.

L’import de fichiers consistera donc dans ce cas assez simple somme toute, à :
 créer la table des régions sous Excel
 créer la table des commerciaux sous Excel
 importer les 2 tables dans le nouveau système et les exporter aussitôt - afin d’avoir leur identifiants dans le système.
 remplacer dans le fichier d’origine du responsable des ventes, les noms des commerciaux et des régions par leur identifiants respectifs : ceci corrigera les fautes de frappe éventuelles : ceci ne peut être finalisé que par le client : les noms de commerciaux comme « A.T » ne pourront être affectés par le technicien qui fait l’import ;
 importer le fichier obtenu dans le nouveau système.

Voici ce qui termine la remise à niveau de la base.

Nous étions dans un cas simple, pour faciliter la compréhension.

2/ Préparation à de nouvelles fonctionnalités :

Il est bien rare que les CRM / ERP se limitent à des structures aussi simples : elles sont là pour traiter un cas complexe et vous aider : ces systèmes ont donc beaucoup plus de données.

Ces données, vous ne les avez certainement pas, ou du moins dans la forme que le souhaiterait le système choisi. Le système a des fonctionnalités basées sur l’expérience d’autres qui deviennent intéressantes dès que l’on en a pris connaissance.

Exemple : afin de cibler un mailing, classer les sociétés cibles par catégorie. Une société pouvant être dans plusieurs catégories.

2 réflexions et travaux vont donc être demandés à l’équipe du client :
 déterminer la liste des catégories
 classer chaque société dans 1 ou plusieurs catégories.

Ce qui va donner par ex :

La table des catégories :

Et une table du style :

La société 1 étant dans les 3 catégories. Une fois ce travail de fond réalisé, il ne reste plus qu’à intégrer.

Conclusion

On voit de suite qu’il y a majoritairement un travail d’organisation, qui donne un travail d’organisation des données, qui sont du ressort du client, avec accompagnement d’un conseil (temps relativement indéterminé), qu’un travail d’intégration qui est du ressort du technicien qui est lui, est déterminable.